07.07.2026

Geldeinsammeln

Wer hat eigentlich schon wie viel bezahlt für die Klassenfahrt oder das 5€-Kunstgeld? Hier hilft beste.schule: Sammeln Sie Geld wie gehabt in bar, ihr Schulkonto als SEPA-Überweisung oder auf Wunsch über sumup wie im Café per Kreditkarte unkompliziert ein.

Geld einsammeln in beste.schule – digital, nachvollziehbar, ohne Zettelwirtschaft

Klassenfahrt, Kopiergeld, Förderverein: beste.schule bündelt das Einsammeln von Beträgen an einer Stelle – mit Überweisung, Online-Zahlung per Karte und Bargeld, und einem sauberen Überblick, wer schon gezahlt hat.

Der Ablauf in vier Schritten

Das Einsammeln ruht auf drei Bausteinen, die einmal eingerichtet werden: dem Zahlungsprofil (Bankverbindung und/oder SumUp-Konto), optionalen Typen zur Kategorisierung und der eigentlichen Zahlungsaufforderung.

1. Profil hinterlegen (Administration) – Bankverbindung und/oder SumUp-Konto einmalig anlegen, an das später gezahlt wird.
2. Aufforderung erstellen (Lehrerin)* – Titel, Betrag, Fälligkeit und Zahlungswege festlegen und an Gruppen oder einzelne Schüler*innen richten.
3. Familien zahlen (Familien) – per Überweisung mit QR-Code, online per Karte über SumUp oder bar bei der Lehrer*in.
4. Abgleichen (Verwaltung) – Zahlungseingänge automatisch (SumUp) oder per Kontoauszug-CSV zuordnen; der Status aktualisiert sich.

Was die Administration vorbereitet

Bevor Lehrer*innen Geld einsammeln können, legt die Administration unter Administration → Zahlungsprofile mindestens ein Profil an. Ohne Profil weist das Formular ausdrücklich darauf hin und die Zahlungswege lassen sich nicht anbieten.

1. Ein Zahlungsprofil anlegen (Pflicht)
Ein Profil bündelt Bankverbindung und SumUp-Konto und trägt eine Bezeichnung – etwa „Förderverein" oder „Klassenkasse". Jede Zahlungsaufforderung wird später mit genau einem Profil verknüpft. Mehrere Profile sind möglich, z. B. eines je Kasse oder je Konto.

2. Für Überweisung: SEPA-Bankverbindung (für SEPA nötig)
Für den Zahlungsweg „Überweisung (SEPA)" werden IBAN, idealerweise auch BIC, Bank und Kontoinhaber hinterlegt. Die IBAN wird per Prüfziffer, die BIC auf ihre Struktur validiert. Fehlt die IBAN, warnt das Formular und der Weg bleibt gesperrt. Optional lässt sich eine Transaktionsgebühr je Überweisung in Euro (z. B. 0,15 €) hinterlegen; sie wird Lehrer*innen als Hinweis angezeigt. Leer lassen, wenn die Gebühr je nach Bank variiert.

3. Für Kartenzahlung: SumUp-Konto (für SumUp nötig)
Für die Online-Zahlung werden Merchant Code und API-Schlüssel des SumUp-Kontos eingetragen – beide sind nötig. Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder im Klartext ausgegeben; angezeigt wird nur, ob ein Schlüssel hinterlegt ist. Damit Zahlungen automatisch als bezahlt erkannt werden, muss im SumUp-Konto der Webhook auf die Adresse …/api/payment-requests/webhooks/sumup Ihrer Instanz zeigen.

4. Optional: Typen für Zahlungsaufforderungen
Typen sind einfache Etiketten zur Kategorisierung (z. B. „Ausflug", „Material", „Klassenkasse"). Genau ein Typ pro Schule kann als Standard markiert sein. Ein gewählter Typ schaltet in der Übersicht zusätzlich eine Matrix frei.

Die drei Zahlungswege

Für jede Zahlungsaufforderung wählt die Lehrer*in, welche Wege den Familien angeboten werden. Die geschätzten Gebühren werden dabei transparent eingeblendet.

Überweisung (SEPA) – ca. 8–40 Cent je Transaktion

Die Familie erhält IBAN und einen SEPA-QR-Code (GiroCode) mit Betrag und individuellem Verwendungszweck – einfach mit der Banking-App scannen, die Überweisung ist vorausgefüllt.
Voraussetzung: IBAN im Profil hinterlegt. Die im Profil gepflegte Transaktionsgebühr wird als Hinweis angezeigt.

Online (SumUp) – ca. 2,5 % Gebühr

Über einen Zahlungslink öffnet die Familie eine sichere, gehostete SumUp-Kartenzahlung. Der Eingang wird per Webhook automatisch als bezahlt verbucht – ohne manuelles Zutun.
Voraussetzung: Merchant Code und API-Schlüssel im Profil. Der Link ist signiert und ohne Ablauf – auch auf Papier gedruckt gültig.

Barzahlung – bei der zuständigen Lehrer*in

Klassisch bar – Details wie Ort und Zeitpunkt gibt die Lehrerin im Beschreibungsfeld an. Die Lehrerin markiert den Eingang anschließend selbst als bezahlt.
Voraussetzung: keine. Dieser Weg ist standardmäßig aktiviert.

Eine Zahlungsaufforderung erstellen

Beim Anlegen füllt die Lehrer*in ein überschaubares Formular aus:

• Nr. – eine pro Schule eindeutige Nummer (mit Live-Verfügbarkeitsprüfung). Sie ist Teil des Verwendungszwecks und lässt sich nachträglich nicht ändern.
• Titel und Beschreibung – die Beschreibung ist ein Textfeld mit Formatierung und erlaubt Bild- und Dateianhänge.
• Betrag (€) und Fälligkeitsdatum – das Datum ist auf heute + 14 Tage vorbelegt.
• Zahlungsprofil – bestimmt Bankverbindung (SEPA) und SumUp-Konto für diese Aufforderung.
• Zahlungsarten – Barzahlung, Überweisung und/oder Online-Zahlung einzeln an- oder abwählbar.
• Empfänger – wahlweise an ganze Gruppen oder an einzelne Schüler*innen; beides zusammen ist ausgeschlossen.

Als verantwortliche Lehrer*in wird automatisch die erstellende Person eingetragen. Wird die Aufforderung aus einer Gruppe oder von einem Schülerprofil heraus angelegt, ist der Empfänger bereits voreingestellt.

Zwei Empfänger-Modi im Detail: Bei Gruppen werden die Empfänger*innen fortlaufend aus der Gruppenzugehörigkeit abgeleitet – wer neu dazukommt, erscheint automatisch. Bei einzelnen Schüler*innen wird pro Person ein fester Eintrag erzeugt. In beiden Fällen gilt: Eine einmal erfasste Zahlung geht nie verloren, auch wenn jemand später aus der Auswahl entfernt wird.

Wie Familien bezahlen – auch ohne eigenen Zugang

Im Schüler*innen- bzw. Eltern-Zugang erscheint pro offener Aufforderung eine Karte „So bezahlen Sie" mit genau den freigeschalteten Wegen:

• Überweisung – IBAN plus SEPA-QR-Code zum Scannen; der Verwendungszweck ist pro Kind eindeutig vorbelegt.
• Online bezahlen – Schaltfläche „Jetzt bezahlen" führt zur sicheren SumUp-Kartenzahlung.
• Barzahlung – Hinweis, bei welcher Lehrer*in bezahlt wird.

Der eindeutige Verwendungszweck aus Nummer und Schüler-Kennung verbindet Überweisung, SumUp-Zahlung und späteren Kontoabgleich miteinander – zum Beispiel 42 1 234 (Nummer der Aufforderung: 42, Schüler-Kennung: 1 234).

Familien ohne beste.schule-Zugang werden nicht ausgeschlossen: Lehrkräfte können pro Kind einen Brief drucken (druckerfreundlich in Schwarz-Weiß) – mit Betrag, Fälligkeit, Bankdaten samt QR-Code und dem SumUp-Zahlungslink als QR. Beim Druck lässt sich einschränken auf „Nur Unbezahlte" und „Nur Familien ohne beste.schule-Zugang". Alternativ öffnen Lehrkräfte einen „Zahlungslink" zum Kopieren oder Weitergeben.

Überblick behalten: Status, Matrix und Kontoabgleich

Jede Aufforderung zeigt auf einen Blick, wie viele Empfänger*innen bereits gezahlt haben. Der Status setzt sich aus klaren Zuständen zusammen: vollständig bezahlt, teilweise / überfällig und offen.

• Zählwerte je Aufforderung: bezahlt, teilweise (zu wenig) und zu viel gezahlt – sowie pro Klasse aufgeschlüsselt.
• Matrix: Wird ein Typ ausgewählt, entsteht eine Übersicht Schüler*innen × Aufforderungen mit Zellen für bezahlt / teilweise / offen.
• Manuelle Aktionen der Lehrer*in: „Als bezahlt markieren", „Betrag bearbeiten" (Teil- oder Barzahlungen) und „Zurücksetzen".

Kontoauszug abgleichen (CSV)

Für Überweisungen bietet die Verwaltung einen CSV-Abgleich in drei Schritten – ohne jede Zahlung einzeln suchen zu müssen:

1. CSV hochladen – den Kontoauszug als CSV-Datei aus dem Online-Banking exportieren und hochladen.
2. Spalten zuordnen – Betrags-, Referenz- und Buchungsdatumsspalte einmalig zuweisen.
3. Vorschau & übernehmen – erkannte Zahlungen werden über den Verwendungszweck zugeordnet und gesammelt übernommen.

Kartenzahlungen über SumUp landen ohne Abgleich sofort als bezahlt – ganz automatisch.

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