Abwesenheiten

Fehlt eine Person, erfolgt die Dokumentation in mehreren Schritten:

Zunächst wird das Fernbleiben einer Person festgestellt. Dies kann über zwei Wege passieren:

• Das Fehlen einer Person wird im Klassenbuch über die Anwesenheitskontrolle festgestellt (hier) und das Sekretariat ruft anschließend bei den Eltern an.
• Das Sekretariat hinterlegt bereits vor Beginn der ersten Stunde eine unverbindliche Abwesenheitsmeldung, sodass die Lehrkräfte bei der Anwesenheitskontrolle darüber informiert sind (hier).

Wird später ein offizieller Nachweis eingereicht (z. B. eine ärztliche Krankschreibung), wird dieser durch den Klassenleiter der Abwesenheitsmeldung zugeordnet und rechtlich verbindlich dokumentiert. Erst dann ist die Fehlzeit eine entschuldigte Fehlzeit. Im folgenden erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Abwesenheiten.

Übersicht Abwesenheiten

Sie können für einzelne Klassen oder Schüler*innen auf einen Blick die gemeldeten Abwesenheiten einsehen. Hierfür nutzen Sie einfach die Übersichten der An- bzw. Abwesenheiten einer Klasse. Gehen Sie auf die Seite der gewünschten Klasse und wählen Sie links “Abwesenheit” und dann “Übersicht” aus. Ihnen wird nun eine Übersicht über die Abwesenheit der Schüler*innen in den Unterrichtsstunden der aktuellen Woche angezeigt.

Buchstabe	Beschreibung
A	Hier können Sie auswählen, welchen Zeitraum Sie angezeigt bekommen haben wollen. Standardgemäß wird Ihnen die aktuelle Woche angezeigt.
B	Hier wechseln Sie zur Ansicht der Unterrichtsstunden.
C	Hier wechseln Sie zur Tagesansicht. Sie sehen keine einzelnen Unterrichtsstunden mehr, sondern ganze Tage.
D	Hier wird ihnen eine tabellarische Übersicht über die Anzahl an Fehltagen und -unterrichtsstunden pro Schüler*in angezeigt. Es wird ebenfalls vermerkt, ob unentschuldigt oder entschuldigt gefehlt wurde. Außerdem sehen Sie die Fehlminuten.
E	Ein grünes Feld bedeutet, dass die Schüler*in anwesend war.
F	Ein oranges Feld bedeutet, dass eine nicht bestätigte (unverbindliche) Abwesenheitsmeldung vorliegt.
G	Ein blaues Feld bedeutet, dass die Abwesenheitsmeldung bestätigt ist (entschuldigte Fehlzeit).
H	Ein rotes Feld bedeutet, dass die Schüler*in nicht anwesend war und noch keine Abwesenheitsmeldung vorliegt (unentschuldigte Fehlzeit).
I	Ein Sternchen (*) bedeutet, dass die Person eher gegangen oder zu spät kam. Indem Sie mit der Maus über das Feld fahren, sehen Sie die genaue Anzahl der Minuten.
J	Zur besseren Übersicht haben Sie die Möglichkeit, sich alle, nur die fehlenden oder nur die unentschuldigten Schüler*innen anzeigen zu lassen.

Bei den Buchstaben innerhalb der verschiedenen Farben handelt es sich um den Anfangsbuchstaben des Abwesenheitsgrundes. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Buchstaben fahren, wird Ihnen der Abwesenheitsgrund ausführlicher angezeigt. Ihr Admin an der Schule legt vorher die Abwesenheitsarten fest.

Mit Hilfe der verschiedenen Ansichten (B & C) können Sie somit schnell einen Überblick über eine Woche bekommen und kontrollieren, ob alle Schüler*innen anwesend waren (grün), oder bestätigt abwesend gemeldet wurden (blau). Durch die Kennzeichnung mit orange (unbestätigte Abwesenheitsmeldung) und rot (abwesend ohne Meldung) sehen Sie blitzschnell bei welchen Schüler*innen Sie nachfragen müssen. Die Filterfunktion (J) macht das Ganze sogar noch einfacher!

Über den Reiter “Halbjahr” bestätigen Sie auch die Anzahl der entschuldigten und unentschuldigten Fehlzeiten für das Zeugnis. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Abwesenheitsmeldungen direkt in der Übersicht hinterlegen

In der Übersicht der Abwesenheiten können Sie direkte eine Abwesenheitsmeldung hinterlegen. Dafür klicken Sie einfach direkt im Raster auf das entsprechende Feld und anschließend auf “neue Abwesenheitsmeldung”. Weitere Informationen zu Abwesenheitsmeldungen erhalten Sie im folgenden Abschnitt.

Abwesenheitsmeldungen

Abwesenheitsmeldungen (~Entschuldigungen) dienen dazu, die Abwesenheit einer Person als eine entschuldigte Fehlzeit in der Übersicht zu protokollieren.

Im Bereich “Meldungen” können Sie:

1. Abwesenheitsmeldungen erstellen
2. Abwesenheitsmeldungen bestätigen
3. Alle Meldungen sortiert anzeigen lassen

Dieser Bereich dient weniger der Übersicht über eine Woche, als vielmehr der effizienten Verwaltung von Abwesenheitsmeldungen.

Buchstabe	Beschreibung
A	Den angezeigten Zeitraum festlegen. Dazu legen Sie in einem kleinen Dialog das Start- und Enddatum des Zeitraums fest.
B	Neue Abwesenheitsmeldungen erstellen.
C	Nach bestimmten Schüler*innen suchen. Es werden dann nur noch die Abwesenheitsmeldungen der eingegebenen Schüler*innen angezeigt. Ist das Suchfeld leer, werden alle Abwesenheitsmeldungen innerhalb des Zeitraums angezeigt.
D	Mit Hilfe dieser kleinen Pfeile können Sie nach jeder Spalte ab- und aufsteigend sortieren.
E	Die jeweilige Abwesenheitsmeldung bearbeiten.

Unentschuldigt? Früher haben Sie wahrscheinlich ein „UE“ oder Ähnliches ins Klassenbuch geschrieben, wenn kein Nachweis für das Fehlen einer Person vorlag. Das ist nun nicht mehr nötig. Fehlzeiten bleiben so lange unentschuldigt, bis eine bestätigte Abwesenheitsmeldung mit Nachweis vorliegt. Das System wertet auch jede Abwesenheitsmeldung ohne bestätigten Nachweis automatisch als unentschuldigt.

Abwesenheitsmeldung erstellen

Sobald Sie die Information haben, dass der/die Schüler*in mit einem Grund fehlt, können Sie dies gleich als neue Abwesenheit dokumentieren:

Ist die Checkbox “ganztägig” gesetzt, wird ein Fehlen für den gesamten Tag angenommen. Das bedeutet, dass alle Unterrichtsstunden des Tages als fehlend gesetzt und mit der Abwesenheitsmeldung versehen werden. Wenn Sie das Häkchen entfernen, können Sie für einen bestimmten Tag auch Zeiten festlegen und ein Kind beispielsweise nur für eine Stunde abwesend melden. In diesem Dialog müssen Sie zwingend eine Abwesenheitsart festlegen. Ihr Admin legt die Abwesenheitsarten vorher fest.

Haben Sie einen Nachweis für die Abwesenheitsmeldung erhalten, setzten Sie die Meldung entsprechend auf “Bestätigte Entschuldigung”. Sobald eine Abwesenheitsmeldung endgültig bestätigt wird, werden alle Abwesenheiten der Person im Zeitraum der Meldung zu entschuldigten Fehlzeiten. Liegt Ihnen noch kein Nachweis vor, handelt es sich um eine unverbindliche Vorankündigung und somit zählt das Fehlen weiterhin als unentschuldigte Fehlzeit.

Optional können Sie mit Klick auf “Mehr” noch Anmerkungen für den Nachweis hinzufügen.

In diesem Menü können Sie die Bestätigung weiter spezifizieren. Beispielsweise können Sie eine erweiterte Anmerkung, oder die Zeit der Bestätigungsaufnahme hinzufügen.

Hier können Sie auch ein erprobtes Verwaltungsverfahren Ihrer Schule anwenden: Vergeben Sie eine Identifikationsnummer, beschriften damit den Nachweis und legen den Nachweis einfach in Ihre Ablage. Benötigen Sie später einen Nachweis, finden Sie diesen dank der Identifikationsnummer in der Ablage schnell wieder.

Wir empfehlen die folgenden Ablagemöglichkeiten:

• 3 - Richten Sie im Sekretariat oder Lehrer*innenzimmer eine Ablage ein in der Sie alle Nachweise für einen Monat sammeln. Anschließend wird die Ablage ins Archiv gebracht.
• BRK-2 - Jede Lehrer*in legt sich ihre eigene Ablage an. Durch das Lehrer*innenpräfix, bleibt die Nummer für jede Kolleg:in übersichtlich und Sie wissen auch als Schulleiter*in, bei wem ein Nachweis abgelegt ist.

Gruppenabwesenheiten erfassen

Wenn Schüler*innen auf Exkursion, Klassenfahrt oder anderen Veranstaltungen als Gruppe teilnehmen, müssen Sie nicht jede/n Schüler*in einzeln erfassen, sondern nutzen einfach die Gruppenabwesenheitsmeldung.

Die Schritte sind hierbei die gleichen wie bei der Erfassung der Abwesenheiten einzelner Schüler*innen. In der Maske „Erstellen“ wählen Sie dann zusätzlich Gruppenabwesenheitsmeldung aus. Nun wird die gesamte Klasse ausgewählt. Sollte nur ein Teil der Schüler*innen fehlen, können die anwesenden Schüler*innen über das Kreuz neben ihrem Namen aus der Gruppenabwesenheit herausgelöscht werden. 

Abwesenheiten für einzelne Fächer

Entschuldigungen können auch nur für einzelne Fächer erstellt werden. Hat sich ein*e Schüler*in zum Beispiel langfristig verletzt, kann die Sportbefreiung über eine Abwesenheitsmeldung erfasst werden. Die Anwesenheitspflicht greift dann zwar noch immer, jedoch sieht die Lehrkraft wie viele Schüler*innen aktiv am Sportunterricht teilnehmen können. 

Um Abwesenheitsmeldungen nur für bestimmte Fächer auszuwählen, wählen Sie den Haken im Feld „gilt für alle Fächer“ ab. Anschließend öffnet sich ein Drop-Down Menü, aus dem sie die betroffenen Fächer auswählen können.

Abwesenheiten nicht erfassen

Diese Funktion ermöglicht es der Lehrkraft bei der Anwesenheitskontrolle diese nicht zu erfassen, wenn noch keine Abwesenheitsmeldung ohne Zählung (z.B. durch den/die Klassenlehrer*in) hinterlegt wurde. In der Anwesenheitskontrolle klicken Sie einfach auf den Papierkorb. Jetzt wird für diese Stunde die/der Schüler*in weder als an- noch abwesend markiert. 

Allerdings empfehlen wir, diese Art der Abwesenheiten immer durch eine entsprechende Abwesenheitsmeldung durch die dann Verantwortlichen (z.B. Klassenlehrer*in, Chorleiter*in, etc.) im Voraus erstellen zu lassen.